Ahora que la facturación electrónica y el documento equivalente se han convertido en una obligación para muchas empresas en Colombia, las empresas de transporte de pasajeros enfrentan un desafío administrativo, legal y contable, el cual se puede lograr mediante orden y control de tus operaciones. En este sentido, las soluciones de Sisorg están para ayudarte a cumplir con esta obligación.
Esta nueva forma de facturas es una iniciativa impulsada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) para mejorar la eficiencia y transparencia, pero sobre todo el control fiscal y la recaudación.
A continuación podrás ver cómo manejar la factura electrónica, con los pasos necesarios para implementarla correctamente y algunos consejos para que la transición hacia lo digital sea fluida y sin problemas.
¿Qué es la facturación electrónica?
La facturación electrónica es el proceso de emisión, recepción, almacenamiento y gestión de facturas de forma digital, cumpliendo con los requisitos legales establecidos por la DIAN.
En el caso del transporte de pasajeros en Colombia, existe la posibilidad de utiliza el documento equivalente que funge como si fuera la factura electrónica, sobre todo para los tickets y reservas.
El documento equivalente es un documento digital que se utiliza en situaciones donde el proveedor no está obligado a expedir una factura electrónica.
Tanto la factura electrónica como el documento equivalente tienen la misma validez que las facturas en papel, pero al ser digitales se cuenta con un mayor control y ventajas adicionales.
¿Por qué es obligatoria la factura electrónica para las empresas de transporte de pasajeros en Colombia?
La normativa vigente establecida por la DIAN indica que las empresas de transporte de pasaje deben hacer uso de la facturación electrónica o en su defecto del documento equivalente. Su incumplimiento podría resultar en sanciones económicas, calculadas sobre el 5%, 10% o 15% de los ingresos operacionales de la empresa, o incluso en el cierre temporal del negocio.
Esta medida tiene como objetivo principal garantizar la transparencia en las operaciones comerciales y mejorar la recaudación fiscal, contribuyendo al desarrollo económico del país.
Papel de la DIAN en la facturación electrónica
La DIAN ha intensificado sus controles sobre los negocios en Colombia, incluso llevando a cabo inspecciones rigurosas para revisar registros, facturas, inventarios, declaraciones y sistemas contables de los negocios en Colombia.
Este organismo ha cerrado varios negocios por incumplir con la facturación electrónica y ha anunciado que continuará con las visitas a más contribuyentes para verificar este punto. Estas acciones buscan recuperar alrededor de medio billón de pesos colombianos y asegurar el cumplimiento de las normativas fiscales vigentes.
Importancia de adoptar la facturación electrónica
La adopción de la facturación electrónica o el uso del documento equivalente puede ser una herramienta fundamental para mejorar la eficiencia y transparencia en las operaciones de las empresas de transporte de pasajeros.
Al digitalizar el proceso de facturación, las compañías pueden simplificar sus procesos administrativos, reducir errores y asegurar un flujo de trabajo más ágil.
Beneficios de la facturación electrónica
Adoptar este tipo de facturación puede parecer un reto al principio, pero ofrece múltiples beneficios para las empresas de transporte de pasaje. Entre los principales se encuentran:
- Reducción de costos: Al eliminar el uso de papel y simplificar el proceso de emisión y almacenamiento de facturas, las empresas pueden reducir significativamente sus costos operativos.
- Mayor eficiencia: La facturación electrónica y el documento equivalente automatizan muchos de los procesos administrativos, reduciendo el tiempo necesario para gestionar facturas y minimizando el riesgo de errores humanos.
- Mejor control fiscal: Cumplir con las normativas de la DIAN se vuelve más sencillo y preciso, lo que ayuda a las empresas a evitar sanciones y a mejorar su relación con las autoridades fiscales.
Pasos Necesarios para Implementar la Facturación Electrónica
Para implementar la facturación electrónica en una empresa de transporte de pasaje en Colombia, es necesario seguir estos pasos:
1. Registro ante la DIAN
Lo primero es que la empresa esté registrada en la DIAN, para poder ser un facturador electrónico y obtener la autorización correspondiente.
2. Selección de un software de facturación
Es fundamental contar con un software de facturación autorizado por la DIAN que permita la emisión, transmisión y almacenamiento de facturas electrónicas. Es importante aclarar que la autoridad solamente autoriza a los proveedores que han comprabado su viabilidad y eficiencia, para poder hacer la facturación electrónica o emitir el documento equvialente de forma ágil.
3. Capacitación del personal
Una vez que tengas tu software es importante que tu equipo encargado del manejo de las facturas electrónicas esté adecuadamente capacitado en el uso del mismo y en las normativas fiscales. Apóyate en tu proveedor para tener la asesoría necesaria.
4. Implementación del software
En este paso deberás instalar y configurar el software seleccionado, integrándolo con los sistemas contables y operativos de la empresa.
5. Pruebas y ajustes
Realiza pruebas del sistema para familiarizarte con sus funciones y asegurarte que todo opera correctamente antes de comenzar con la emisión de facturas reales.
6. Iniciar con la facturación electrónica
Una vez que todo esté en orden, podrás comenzar a emitir facturas electrónicas de manera oficial.
Mejores Prácticas para Garantizar un Proceso Eficiente y Conforme a la Normativa
Aquí tienes algunos consejos para garantizar un proceso de facturación electrónica eficiente y conforme a la normativa.
- Asegúrate que el software de facturación esté siempre actualizado para cumplir con cualquier cambio en la normativa de la DIAN.
- Realiza auditorías periódicas para verificar que el proceso de facturación electrónica se esté llevando a cabo de manera correcta.
- Mantén una documentación detallada de tu proceso de facturación, incluyendo las políticas y procedimientos internos.
- Supervisa constantemente el cumplimiento tributario para evitar sanciones y mantener la operación en conformidad con la ley.
Toma en cuenta estos requisitos técnicos para tener éxito con tu facturación electrónica:
- Emitir las facturas en formato XML, conforme a los estándares establecidos por la DIAN.
- Incluir medios de pago y tipos de operación en la factura.
- Ajustar las notas de crédito y débito a las nuevas regulaciones.
- Asegurar que la fecha de emisión y la firma de la factura coincidan para sincronizar los procesos de emisión y registro.
Apóyate en Sisorg para cumplir con esta obligación del DIAN
Sisorg se ha consolidado como un aliado estratégico indispensable para las empresas de transporte de pasajeros en Colombia, especialmente en el cumplimiento de la facturación electrónica y la emisión de documentos equivalentes. Con un enfoque en soluciones integrales, Sisorg ofrece un software de gestión de transporte en la nube, que facilita el orden y control en todas las operaciones empresariales. Este software no solo simplifica el cumplimiento de las normativas fiscales, sino que también optimiza la eficiencia operativa, permitiendo a las empresas concentrarse en mejorar sus ingresos y lograr significativos ahorros.
Además, Sisorg cuenta con expertos en logística que acompañan a las empresas en cada paso del proceso, asegurando que todas las herramientas se utilicen de manera óptima para maximizar el rendimiento. La plataforma incluye el sistema FICS, que genera informes de inteligencia de negocios esenciales para el seguimiento de desempeños clave y el control interno. Estos informes permiten a las empresas detectar tendencias operativas, implementar medidas preventivas, y cumplir con los requerimientos oficiales en diversas áreas, como la contabilidad, el tráfico, las obligaciones fiscales e informes estadísticos.
Como puedes observar, la transición hacia la facturación electrónica es un proceso obligatorio en el caso de las empresas de transporte de pasajeros en Colombia, por lo que hay que estar alertas a todos los aspectos normativos y técnicos. Con una adopción adecuada y siguiendo las mejores prácticas, las compañías podrán superar los desafíos asociados a este proceso y aprovechar los beneficios que ofrece, como una mayor eficiencia, reducción de costos y un mejor cumplimiento fiscal.
Si aún no has implementado la facturación electrónica en tu empresa de transporte de pasajeros, no esperes más. Ponte en contacto con nuestros expertos hoy mismo y descubre cómo podemos ayudarte a cumplir con las normativas de la DIAN de manera eficiente y sin complicaciones.