Muchas industrias sufren de problemas de control de fraude y necesitan de conciliación de ventas. Aún más en el caso de las empresas de movilidad ya que suelen tener extensas redes de ventas, muchas veces tercerizadas y diversidad de medios de pago lo que complejiza llevar un seguimiento prolijo de las operaciones, abriendo la puerta a posibles fraudes.
Para que empresas de transporte de pasajeros reduzcan los casos de fraude y las pérdidas de dinero, existen los sistemas de gestión de transporte (TMS) que ayudan a minimizar estas situaciones.
Qué hacer: Mejores prácticas para evitar fraude
Es importante que las empresas de transporte desarrollen manuales de procedimiento y acciones como parte de las buenas prácticas para evitar el fraude. Estas tienen que estar documentadas y asimiladas por todos los empleados para que sean efectivas.
Un buen camino es adoptar un enfoque integral optando por la implementación de sistemas de punto de venta que permitan el registro y documentación de todas las transacciones de manera clara. Incluso puedes coordinar y monitorear capacitaciones del personal sobre las políticas y procedimientos antifraude.
Te compartimos algunas medidas efectivas que puedes implementar:
Establecer controles internos sólidos
La clave es tener procesos y procedimientos claros, y bien definidos. Esto garantizará que las transacciones y actividades se realicen de manera ética y conforme a las políticas establecidas, evitando al máximo cualquier fraude.
Los controles internos incluyen medidas como:
- la división de funciones,
- revisión y aprobación de operaciones por personas diferentes a las que las realizan,
- el registro adecuado de transacciones,
- y el uso de tecnologías como un TMS en la nube.
Implementación de sistemas de punto de venta
Este tipo de plataformas facilitan un registro preciso y transparente de todas las transacciones y ventas. De este modo le brindará confianza al cliente, y apoyo a tu equipo, evitando fraudes y posibles conflictos internos por falta de control.
Establecer límites de crédito y monitorear las transacciones
Los límites para clientes y proveedores como medida preventiva ayudan a evitar el riesgo de incumplimiento o fraude. Con un TMS en la nube se pueden monitorear las transacciones que superan estos límites, en tiempo real y desde cualquier lugar, para alertar sobre posibles situaciones sospechosas.
Es importante que conozcas a fondo tu negocio para determinar cuál sería el mejor control de gastos y riesgo de fraude en este sentido. Por ejemplo, puedes elegir entre límite de crédito, pre compra o crédito ilimitado, lo cual dependerá de las necesidades y riesgos específicos de tu empresa.
Controlar y regular la política de descuentos
Para evitar abusos o fraude relacionado con descuentos no autorizados, puedes establecer una política de descuentos clara y bien definida. Desarrollar un proceso con mecanismos de aprobación y revisión aseguraran que estas políticas se respeten.
Realizar auditorías para detectar irregularidades o fraude
Las auditorías permiten identificar posibles anomalías en las operaciones de la empresa. Cuando estas se hacen de forma periódica es más fácil detectar cualquier desviación o incumplimiento de las políticas establecidas.
¿Sabes qué son los logs de auditoría? Los logs de auditoría son registros detallados que registran todas las actividades y cambios realizados en un sistema o base de datos. Este control de fraude es esencial para rastrear y monitorear las acciones realizadas por los usuarios y detectar cualquier actividad sospechosa. Un TMS aplica estos logs de auditoría precisamente para reforzar el control en la gestión del transporte.
Aprovechar los avances tecnológicos para evitar un fraude
El uso de tecnologías avanzadas como inteligencia artificial, análisis de datos y aprendizaje automático puede ayudar a detectar patrones y comportamientos sospechosos que podrían indicar actividades fraudulentas.
Veamos algunos ejemplos en cómo la tecnología de un TMS ayuda a evitar fraudes. Imagina que un conductor podría intentar facturar dos veces por el mismo viaje, el TMS puede registrar y rastrear todas las transacciones de viajes, lo que permite detectar intentos de facturación duplicada.
En otro caso, los conductores pueden desviarse de la ruta programada para recoger pasajeros adicionales o realizar viajes no autorizados; el monitoreo en tiempo real a través del TMS permite detectar estas desviaciones y tomar medidas para evitar el fraude.
De igual forma, pódrían intentar utilizar los vehículos de la empresa para fines personales o no autorizados, con la tecnología del TMS se puede identificar y prevenir el uso indebido de las unidades.
Si los conductores intentaran registrar horas de trabajo falsas para aumentar sus ingresos, el TMS ayudaría a verificar las horas trabajadas de manera precisa y detectar irregularidades.
El combustible siempre es un factor de fraude, el control del TMS ayuda a tener seguimientos y candados para evitar malas prácticas en cuanto a carga, consumo o uso de combustible.
Ahora, pensando en que algún pasajero pudiera acusar a los conductores de robo de equipaje o pertenencias, las cámaras y sensores en el vehículo, junto con el registro de la ubicación en tiempo real, pueden ayudar a aclarar estas acusaciones y prevenir el fraude.
Qué son las alertas por desvíos en políticas comerciales
Las alertas por desvíos en políticas comerciales son notificaciones o señales que se generan cuando una empresa o entidad detecta desviaciones o violaciones de sus políticas comerciales o reglas internas. La tecnología de un TMS moderno ayuda a las empresas a estar atentos en todo momento porque genera este tipo de alertas que se utilizan para identificar y abordar situaciones en las que los empleados, socios comerciales o terceros no están cumpliendo con las políticas establecidas por la organización.
Estas alertas por desvíos en políticas comerciales ayudan a prevenir fraudes internos y externos, ya que se emiten cuando se identifican actividades fraudulentas por parte de empleados, como el robo de activos, la manipulación de registros financieros o el abuso de recursos de la empresa o también cuando terceros como clientes, proveedores u otras figuras caen en patrones de comportamiento sospechoso.
¿Por qué son importantes las alertas por desvíos en políticas comerciales?
Las alertas por desvíos en políticas comerciales son importantes porque ayudan a identificar transacciones inusuales o fuera de lo común que podrían ser indicativas de un fraude o situaciones en las que haya irregularidades.
Son fundamentales para la gestión efectiva de una organización, ya que desempeñan un papel crucial en la identificación temprana de actividades y comportamientos que podrían ser perjudiciales o contrarios a las políticas y regulaciones establecidas. Estas alertas permiten a las empresas tomar medidas inmediatas para abordar desviaciones, lo que puede ayudar a prevenir fraudes, incumplimientos legales, pérdidas financieras y daños a la reputación.
Además, promueven la transparencia y el cumplimiento en la empresa al mostrar que se toman en serio las políticas internas y las regulaciones externas.
Conciliaciones automáticas, ¿son posibles?
Las conciliaciones automáticas son procesos automatizados que comparan y reconcilian automáticamente los datos registrados en el sistema con información externa, como facturas de proveedores o datos de seguimiento de envíos. Estas conciliaciones buscan identificar discrepancias, errores o desviaciones entre los datos del TMS y los datos de terceros, como transportistas o proveedores de servicios logísticos.
Cuando se encuentran discrepancias, el sistema genera alertas o informes que permiten a los equipos de logística y finanzas abordar y corregir de manera eficiente cualquier problema, lo que mejora la precisión de la facturación, reduce errores y agiliza los procesos de gestión de transporte y pagos a proveedores.
¿Son posibles las conciliaciones automáticas? Estas son posibles mediante el uso de sistemas de software especializados como un TMS en la nube que permite comparar y conciliar automáticamente datos financieros y transaccionales. Esto es de gran ayuda para las empresas de transporte, cuya operación tan dinámica representa un reto de control y con las conciliaciones automáticas se gana en visibilidad, registro y tiempo.
Adiós fraude
Un sistema de gestión de transporte te ayuda a integrar estos elementos de control en las empresas de transporte, para enfrentar de forma efectiva diversos riesgos de fraude y fuga de capital.
Con un enfoque proactivo, la implementación de buenas prácticas y el uso de sistemas de gestión de transporte integrales es posible prevenir y mitigar estos riesgos. Con Sisorg cuentas con un software de gestión de transporte almacenado en la nube con soluciones ideales para el control, optimización y ahorro en tu actividad. Solicita un demo y prueba nuestros productos.